• RODO





    RODO w firmie

    Sporo zamieszania jest w ostatnim czasie odnośnie RODO. Poniżej opiszę Wam swoje spostrzeżenia i kilka informacji przydatnych, jak chronić dane. Nie znajdziecie wytycznych co każdy ma zrobić, ponieważ polityka bezpieczeństwa dostosowana jest indywidualnie do danego przedsiębiorstwa. Nam dokumentacje stworzyli prawnicy i zabezpieczenia zweryfikowali informatycy - będzie osobny wpis o RODO w naszym biurze rachunkowym.



    Zacznijmy od podstaw:
    Od dnia 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”).


    1. Wszędzie gdzie nasze dane są przechowywane (adres e-mail, czy nr tel to jest dana osobowa) - powinniśmy otrzymać informację od administratora.
    Jeżeli zapisaliście się gdzieś w sklepie internetowym - powinniście otrzymać maila z informacjami, że Twoje dane osobowe są przetwarzane przez firmę X, jaką mają politykę bezpieczeństwa oraz wiadomość, że można wypisać się z bazy. W wiadomości powinno być zawarte do jakich celów przetwarzane są dane osobowe (np. marketingowe), przez jaki czas (do momentu cofnięcia zgody, czy w przypadku realizacji zamówienia), komu będą przekazywane (kurier, biuro rachunkowe, partnerzy biznesowi).

    2. Pamiętajcie, że z każdej bazy można zrezygnować. Po wykonaniu zlecenia, umowy, czy zakupu możecie poprosić o usunięcie danych osobowych z systemu.

    3. My, jako podmiot przetwarzający dane powierzone przez Klientów, zawarłyśmy z Klientami umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz Klauzulę informacyjną w formie pisemnej.

    4. Przy okazji generalnych oględzin, skontaktowałyśmy z Klientami o odbiór dokumentów z lat ubiegłych. Szczególnie dotyczy to tych firm/osób, których już nie rozliczamy.
    Ile miejsca zrobiło się w biurze i na dyskach... :-)

    5. Jeżeli przetwarzacie dane, powinniście je zabezpieczyć. My zrobiłyśmy to w formie następującej: dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe jest w szafach/szufladach na klucz, a dokumentacja zawarta w komputerach jest chroniona hasłami.

    6. Jest jeszcze takie coś jak polityka czystego biurka, która wskazuje przykładowo, aby spożywać napoje w zamkniętych szklankach/kubkach oraz, że należy niszczyć dokumenty w niszczarce.

    7. Dbać o ochronę danych należy w każdy możliwy sposób - przykładowo wysyłając maila, pamiętajcie, aby kierować go do odbiorcy najlepiej jednego. Mam tu na myśli, że niedopuszczalne jest wysłanie jednego zbiorczego maila do wszystkich Klientów, abym widziała adresy e-mail pozostałych odbiorców.
    Proponuję dodać zapisek, że wiadomość kierowana jest do adresata, może zawierać dane poufne i aby jej nie rozpowszechniać.

    8. Ostrożności nigdy za wiele - pliki z danymi radzimy przesyłać zaszyfrowane! Nie wspomnę o plikach szczególnie istotnych jak listy płac. Tu nie chciałabym się rozdrabniać nad 'rangą ważności' dokumentów. Powinniśmy chronić wszystko co zawiera dane.

    9. Kalendarz, czy wizytówki w formie papierowej - tam też przeważnie zawarte są dane osobowe. Chrońmy je pod kluczem!

    10. Pamiętajcie, że w trakcie pracy powinniśmy korzystać z dokumentów niezbędnych do jej wykonania, a po zakończeniu pracy, stanowisko musi błyszczeć :-)

    Trochę to wymaga czasu, poświęceń, nawet finansów. Jednakże całość ma na celu uświadomienie istoty ochrony danych osobowych oraz ich prawidłowe zabezpieczenie.
  • Referencje naszych klientów

    Referencje wystawione przez naszych klientów.

    Adres

    61-512 Poznań,
    ul. Pamiątkowa 2/35
    (GREEN POINT)
    +48 61 22 37 910

    Edyta Juszczyńska


    +48 519 64 22 68

    EMAIL

    kontakt@biuro-spectrum.pl

    Justyna Ptaszyńska


    +48 781 19 55 44